Dijital Doküman Yönetim Sisteminin BRCGS Standardının Kurulması ve Sürdürülmesinde ki Faydaları Nelerdir?

Dijital Doküman Yönetim Sisteminin BRCGS Standardının Kurulması ve Sürdürülmesinde ki Faydaları Nelerdir?

Dijital (elektronik) doküman yönetim sistemi, dokümante edilecek bilginin kâğıt ortamında değil de dijital (elektronik) ortamda tutulması ve yönetilmesidir.

Bilgisayarda Word ve Excel uygulamaları üzerinde tuttuğunuz dokümanlar ile dijital doküman yönetimi uygulamış olmazsınız. Neden mi? Çünkü doküman yönetiminde bir dokümanın dört ayırt edici özelliği vardır. Doküman numarası, doküman adı, revizyon numarası ve revizyon tarihi. Eğer siz bunları manuel olarak takip ediyor, hala doküman numarası ya da revizyon numarası verirken acaba en son hangi numarada kalmıştım, bir kontrol edeyim deyip, kontrol etmek içinde başka bir Excel ya da Word dosyası kullanıyorsanız bu durumda dijital doküman yönetim sistemi uygulamıyorsunuz demektir. Bu da zaten iç içe çok yoğun olan dokümantasyon sisteminin iyice çıkışı zor bulanan bir labirente dönmesi anlamına gelmektedir.

BRCGS Standardında soruların başında ki yeşil renk ilgili soruda doküman ya da kayıt olması gerektiği anlamına gelir. BRCGS Food Versiyon_8 standardında ilk yedi madde de toplam 269 sorudan 177 tanesinde yani 2/3’ün de sizden doküman ve/veya kayıt istemektedir.  Standartta 92 farklı yerde “dokümante” edilecek bilgiyi ve “prosedürleri” açıkça tanımlayarak sizden yazılı hale getirmenizi istemiştir. İlgili standart maddelerini ve “dokümante” edilmiş bilginin ve prosedürlerin neler olduğunu aşağıda bulabilirsiniz;

1.1.1 Dokümante edilmiş gıda güvenliği politikası,

1.1.3 Dokümante edilmiş hedefleri,

1.1.4 Dokümante edilmiş, yönetimin gözden geçirme toplantı sonuçları,

1.2.1 Sorumlu kişinin yokluğunda yerine kimin vekalet edeceğinin dokümantasyonu,

2.2.1 Ön Gereklilik Programları için uygulanacak olan kontrol ölçümleri ve izleme prosedürlerinin dokümantasyonu,

2.3.2 Tehlike analizleri için gereken tüm bilgiler toplanacak, dokümante edilecek ve güncel tutulacaktır,

2.7.2 Tehlikenin yok edilmesinin pratikte mümkün olmadığı durumlarda, son üründeki tehlikenin kabul edilebilir seviyelerine nasıl karar verildiği belirlenecek ve dokümante edilecektir.

2.10.1 Kritik limitler ile KKN’ lerin uygunluğunun sağlanması için izleme prosedürleri oluşturulacaktır

2.11.1 İzlenen sonuçlar kontrol limitlerinde sapma olduğunu gösterdiğinde veya izlenen sonuçlar kontrolün kaybolacağı yönde eğilim gösterdiğinde uygulanacak düzeltici faaliyetler HACCP gıda güvenliği ekibi tarafından belirlenecek ve dokümante edilecektir

2.12.1 Doğrulama prosedürleri, ön gereklilik programları tarafından sağlanan kontroller dahil, HACCP veya gıda güvenliği planının etkinliğinin devam e5iğini teyit edecek şekilde oluşturulacaktır

2.14.1 Gözden geçirme sonrası yapılan değişiklikler HACCP veya gıda güvenliği planına ve/veya ön gereklilik programlarına yansıtılacak, tam olarak dokümante edilecek

2.13.1 İşletmeler için dokümantasyon ve kayıt tutma, ön gereklilik programları tarafından sağlanan kontroller dahil, HACCP ve gıda güvenliği kontrollerinin uygulandığı ve sürdürüldüğüne dair doğrulamada, yeterli olacaktır.

3.1.1 İşletmenin dokümante edilmiş prosedürleri, çalışma metotları ve uygulamaları çıktı alınmış şekilde ya da elektronik ortamda tutulan bir kalite el kitabı içinde toparlanacaktır.

3.1.3 Tüm prosedürler ve iş talimatları açık, okunur, kesin bir dille tanımlanmış, uygun dillerde ve personelin doğru uygulamalar yapmasını sağlayacak yeterli detaylara sahip olacaktır.

3.2.1 Dokümanların kontrolünü anlatan bir prosedür,3.4.1 Asgari olarak, iç tetkik denetim programı kapsamı standardın gerekliliklerini yerine getirmek için uygulanan prosedürleri de içerecektir

3.4.4 İç tetkik programına ek olarak, işletme ortamı ve işleme ekipmanlarının gıda üretimine uygun şekilde tutulduğunun sağlanması için ayrı dokümante edilmiş aşağıdakileri içeren bir kontrol programı olacaktır,

3.5.1.1 Kuruluş, birincil paketleme malzemelerini de kapsayacak şekilde tüm girdi ve girdi gruplarındaki ürün güvenliği, yasalara uygunluğu ve kalitesine karşı olabilecek potansiyel riskleri tanımlayan dokümante edilmiş risk analizleri yapacaktır,

3.5.1.2 Kuruluşun, birincil paketleme malzemeleri dahil tüm girdi tedarikçilerinin girdilerinin kalite ve güvenlik risklerini yönettiğini ve etkin bir izlenebilirlik sistemi uyguladığını sağlayan dokümante edilmiş tedarikçi onaylama prosedürleri olacaktır,

3.5.1.3 Tedarikçi Performansı gözden geçirmelerinin devamlılığı için risk tabanlı ve belirlenmiş performans kriterleri olan dokümante edilmiş bir proses olacaktır.

3.5.2.2 Girdi kabul personeline girdilerdeki (birincil ambalaj dahil) onaylanan değişimlerin iletildiğini ve sadece doğru girdinin kabul edildiğini sağlayan prosedürler olacaktır. Örneğin, etiketler ya da ambalajlardaki baskılar değiştiğinde dahi sadece doğru girdi kabul ediliyor ve üretime alınıyor olmalıdır.

3.5.3.1 Hizmet tedarikçilerinin onay ve izlemesi ile ilgili bir prosedür oluşturulacaktır.

3.5.4.2 Tedarikçi performansı gözden geçirmelerinin devamlılığı için risk tabanlı ve belirlenmiş performans kriterleri olan dokümante edilmiş bir proses olacaktır

3.5.4.4 Kuruluş, işlemenin kısmen de olsa dış kontratlı firmada yapıldığı durumlarda ürünler geldiğinde görsel, kimyasal ve/veya mikrobiyolojik analizleri içeren kontrol ve test prosedürleri oluşturacaktır.

3.6.2 Tüm nihai ürünler için dokümante edilmiş güncel spesifikasyonlar,

3.6.4 Spesifikasyonların gözden geçirmeleri ve değişiklikleri dokümante edilmelidir.

3.7.1 Tesisin gıda güvenliği ve kalite yönetim sistemi kapsamında tanımlanan sapmaları ele alacağı ve düzelteceği bir prosedürü olacaktır.

3.7.3 Tesisin kök neden analizlerinin tamamlanmasına dair bir prosedürü olacaktır.

3.8.1 Dokümante edilmiş bir uygunsuz ürün yönetimi prosedürü olacaktır,

3.9.1 Tesisin, tesisteki proseslerde izlenebilirlik sağlayacak şekilde dizayn edilmiş dokümante bir izlenebilirlik prosedürü olacaktır,

3.11.1 Kuruluşun, gıda güvenliği, yasalara uygunluk veya kaliteye etki eden potansiyel acil durumlar ve vakaların etkin yönetimi ve raporlanması için dokümante edilmiş prosedürleri olacaktır. Bu prosedürler ürün güvenliği, kalitesi ve yasalara uygunluğunun devam edebilmesi için olasılık planlarını da içerecektir.

3.11.2 Kuruluşun dokümante edilmiş geri çağırma ve geri çekme prosedürleri olacaktır. Hazırlanan bu prosedür her an kullanıma hazır olacaktır.

3.11.3 Ürün geri çağırma ve geri çekme prosedürleri etkin bir şekilde uygulandığının sağlanabileceği şekilde asgari yıllık olarak test edilecektir. Test sonuçları saklanacak ve önemli aktivitelerin zamanlamasını içerecektir. Test ya da gerçek geri çağırma sonuçları prosedürü gözden geçirmede ve gerektiğinde geliştirilmesinde kullanılacaktır.

4.2.1 Kuruluş, ürünlere kasti bulaşma ya da hasar girişimleri gibi potansiyel risklere karşı dokümante edilmiş bir risk değerlendirmesi (tehlike değerlendirmesi) yapacaktır

4.2.2 Girdiler ya da ürünlerin belirli bir risk altında olduğunun tanımlandığı durumlarda tehlike değerlendirme planı riski azaltacak kontrolleri kapsamalıdır. Önlemenin yeterli ya da mümkün olmadığı durumlarda karışmayı tespit edecek sistemler olacaktır. Bu kontroller izlenecek, sonuçları dokümante edilecek ve kontroller asgari olarak yıllık olarak gözden geçirilecektir.

4.7.1 Tüm fabrikayı ve ekipmanları içeren dokümante edilmiş planlı bir bakım çizelgesi yada durum izleme sistemi olacaktır.

4.7.4 İşletme bakım ve bakım sonrası temizlik uygulamalarında ürünün kalitesi ve yasalara uygunluğuna zarar gelmemesini sağlayacaktır. Bakım işlemini dokümante edilmiş bir hijyen prosedürü izleyecektir.

4.9.3.3 Dokümante edilmiş cam ve kırılgan malzemelerin kırılması durumunda yapılacakları içeren bir prosedür olacaktır,

4.9.4.2 Cam ve kırılgan ambalajların temizlenmesi, kontrolü veya kapatılması sırasında kırılmaların kontrolü için dokümante edilmiş bir sistem olacaktır.

Kırılma sonrası yapılan temizliğin etkili olarak tüm bulaşmaları ortadan kaldırdığına dair üretim ekipmanlarının dokümante edilmiş kontrolleri

4.9.6.1 Girdilere girdi ambalajından fiziksel bulaşıların önlenmesi için prosedürler uygulanacaktır. 

4.10.1.1 Her üretim prosesi için HACCP çalışmaları ile birlikte dokümante edilmiş olası yabancı madde tespit ve ayırma ekipmanı kullanımı değerlendirilecektir

4.10.1.2 Tespit ve ayırma metodunun tipi, yeri ve hassasiyeti kuruluşun dokümantasyon sistemi içinde belirtilecektir

4.10.2.2 Elekler ve filtreler risk analizine göre belirlenen dokümante edilmiş sıklıklarda düzenli olarak test ve kontrol edilecektir

4.10.3.1 Yapılan risk analizleri metal detektörlerin son üründe metal bulaşmalarına karşı önlemleri daha iyi hale getirmediğini gösterdiği durumlar haricinde metal detektör ekipmanları kullanılacaktır. Metal detektörler kullanılmıyor ise buna sebep olan gerekçeler dokümante edilecektir

4.10.3.3 Kuruluş metal detektör veya x-ray ekipmanının çalışması ve kontrolü için dokümante edilmiş prosedürler oluşturacaktır.

4.10.4.1 Magnetin tipi, yeri ve gücü dokümante edilecektir. Magnetin temizliği, kontrolü, güç testi ve bütünlük kontrolüne ait dokümante edilmiş prosedürler olacaktır.

4.10.5.1 Her optik ayırma ekipmanı üretici talimatları veya tavsiyelerine göre kontrol edilecektir. Kontroller dokümante edilecektir.

4.11.2 Bina, tesisler, fabrika ve tüm ekipmanlar için dokümante temizlik prosedürleri oluşturulacaktır.

4.11.8.1 Ortam kontrol programı ve ilgili prosedürler dokümante edilecektir

 4.11.8.2 Kuruluş, izlenen sonuçların kontrol limitini karşılamada hata göstermesi veya izlenen sonuçların pozitif sonuca göre yukarı doğru trend göstermesi durumlarında alınması gereken düzeltici faaliyeti dokümante edecektir.

4.14.1 İşletmedeki istila durumu haşere yönetimi kayıtlarında dokümante edilecek ve ürünlere, girdilere ya da paketleme malzemelerine risk oluşturmaması için istilanın elimine edilmesi ve yönetimi için etkin bir haşere kontrol programının parçası olacaktır.

4.14.2 Kuruluş yetkin bir haşere yönetimi firması ile kontrat yapacak ya da haşere istilasını önlemek için düzenli kontrol ve uygulamaları gerçekleştirecek gereken eğitimi almış personele sahip olacaktır. Kontrol sıklıkları risk değerlendirmelerine göre belirlenecek ve dokümante edilecektir

4.14.4 Haşere yönetim sistemi dokümantasyonu tutulacaktır.

4.16.4 Yükleme ve indirme için kullanılan tüm araç ve ekipmanların bakım sistemleri ve dokümante edilmiş temizlik prosedürleri oluşturulacaktır

4.16.5 Kuruluşun ürün nakliyesi için bir prosedürü olacaktır

5.1.4 Ürün raf ömrünü belirlerken birincil raf ömrü denemeleri üretim, depolama, nakliye/dağıtım, kullanım ve işleme sırasındaki hedeflenen durumları yansıtan dokümante edilmiş prosedürlerin kullanımı ile yapılacaktır.

Sonuçlar ilgili mikrobiyal, kimyasal ve organoleptik kriterlere/duyusal analizlere uygun olacak, kayıt altına alınacak ve saklanacaktır. Üretim öncesi raf ömrü testlerinin pratik olmadığı durumlarda bazı uzun ömürlü ürünler için istisnai durumlarda belirlenen raf ömrü için dokümante edilmiş bilimsel kaynaklı kararlar oluşturulacaktır.

5.3.3 Allerjen bulaşma yollarının belirlenmesi için dokümante edilmiş bir risk değerlendirmesi yapılmalı ve çapraz bulaşmaların (çapraz temas) önlenmesi için girdiler, yarı mamul ve son ürünün ne şekilde işleneceğine dair dokümante edilmiş politikalar ve prosedürler oluşturulmalıdır.

5.3.7 Gıdanın alerjik etki yaratmaz beyanı ya da hassas kişiler için özel ürün beyanı ile üretildiği durumlarda işletme bu üretim prosesinin ortaya koyulan beyanı tam olarak karşıladığının geçerli kılınmasını sağlayacak ve prosesin etkinliği rutin olarak doğrulanacaktır. Bu dokümante edilecektir.

5.4.2 Tüm gıda girdileri veya girdi grupları için girdilerdeki potansiyel tağşişler ve değiştirmelerin değerlendirilmesi için dokümante edilmiş zafiyet değerlendirmeleri yapılacaktır

Bu değerlendirme çıktıları bir zafiyet değerlendirme planı olarak dokümante edilecektir

5.4.4 Tesis ürün üzerindeki beyanını kanıtlamak için satınalma kayıtları, girdilerin kullanımı izlenebilirliğine dair kayıtları ve son ürün paketleme kayıtlarını tutacaktır. İşletme belli bir program gerekliliğine göre olan sıklıkta dokümante edilmiş şekilde veya program gerekliliği olmadığı durumlarda ise asgari 6 ayda bir kez kütlesel denklik testi yapacaktır.

5.4.6 Beyanda bulunulan ürünler için ürün akış diyagramları dokümante edilecektir

5.5.3 Kuruluşun atık kalan ambalajların (etiketler dahil) yönetimi ile ilgili bir prosedürü olacaktır

5.6.1.1 Ürünleri kapsayan risklere göre planlanmış bir mikrobiyal, kimyasal, fiziksel ve organoleptik analizleri içerebilecek bir test program olacaktır. Metotlar, sıklık ve belirlenen limitler dokümante edilecektir.

5.6.2.1 Patojen testleri (ortam testleri kapsamında yapılan patojen testleri dahil) bir dış laboratuvarda yaptırılacak veya içerde yaptırıldığı durumlarda laboratuvar üretim ve depolama alanından tamamen izole edilmeli ve ürüne bulaşma riskini önleyecek prosedürler oluşturulacaktır

5.6.2.2 İşletmede rutin testler yapan bir laboratuvar bulunması durumunda, laboratuvarın yerleşimi, dizaynı ve uygulamaları ürüne olası riskleri bertaraf edecek şekilde olacaktır. Bu anlamda yapılan kontroller dokümante edilecektir.

5.6.2.3 Kuruluş gıda güvenliği veya yasalara uygunluk konularından analiz yaptığında ya da dışarıda yaptırdığında bu laboratuvar ya da tedarikçi kabulü görmüş bir laboratuvar akreditasyonuna sahip olacak ya da ISO 17025 gereklilik ve prensiplerine uygun olarak faaliyet gösterecektir. Akredite metotlar kullanılmadığında metotların nasıl oluşturulduğuna dair kararlar dokümante edilecektir

5.6.2.4 5.6.2.3 maddesinde belirtilen ürün güvenliği ve yasalara uygunluk konusunda kritik olan analizler dışındaki laboratuvar sonuçlarının güvenilirliğinin sağlanması konusunda prosedürler oluşturulacaktır.

5.8.3 Tesisin tıbbı madde içeren hayvan yemi ürettiği, işlediği ya da paketlediği durumlarda, tesisin tıbbı madde içeren girdiler ve nihai ürünleri yöneten prosedürü olacaktır.

6.1.1 Ürün güvenliği, yasalara uygunluğu ve kalitesinin sağlanması adına önemli üretim prosesleri için aşağıdakileri içeren dokümante edilmiş spesifikasyonlar/prosedürler ve iş talimatları olacaktır.

6.1.6 Ekipmanlardaki sapmalar yada ürün işlemede spesifikasyonlardan sapmalarda ürün kalitesi ve güvenliğinin sağlanması için uygulanacak faaliyetin belirlenmesi için prosedürler oluşturulacaktır

6.2.2 Üretim hatlarında üretim başlamadan önce ve ürün değişimlerinde dokümante kontroller yapılacaktır

6.2.3 Tüm ürünlerin doğru ambalaj malzemesi ile paketlendiği ve doğru etiketlendiğinin sağlanması için dokümante edilmiş prosedür oluşturulacaktır

6.2.4 Tesis online doğrulama ekipmanında hata olması durumları için prosedürler oluşturacak ve uygulayacaktır. (ör. Dokümante edilmiş ve eğitimi verilmiş manuel kontrol prosedürü)

6.4.1 İşletme kritik kontrol noktaları, ürün güvenliği, yasalara uygunluğu ve kalitesini izlemek için kullanılan ekipmanları asgari aşağıdaki şekillerde tanımlayacak ve kontrol edecektir:

  • Ekipmanların yerlerinin belirtildiği dokümante edilmiş bir liste
  • Tanımlama kodu ve gelecek kalibrasyon tarihi
  • Yetkisi olmayan personel tarafından ayarlanması ya da kurcalanmasının engellenmesi
  • Hasar, bozulma ya da hatalı kullanımdan koruma

6.4.2 Yeni ekipmanlar dahil tüm tanımlanan ölçüm ekipmanları, aşağıdaki şekilde kontrol edilecek, sonuçları dokümante edilecektir.

6.4.4 İzleme ve ölçme ekipmanlarının belirlenen limitler dışında çalıştığında uygulanacak olan işlemleri içeren prosedürler hazırlanacaktır

7.1.3 İşletme, personelin eğitim ihtiyaçlarını içeren dokümante edilmiş bir program hazırlayacaktır.

7.2.1 Personel hijyen gereklilikleri dokümante edilecektir.

7.4.1 Kuruluş, belirlenen üretim alanlarında koruyucu kıyafet kullanımını hakkındaki kuralları dokümante edecektir

Standart içinde ki dokümantasyon gerekliliği sadece yukarıda ki maddeler ile sınırlı değildir. Ayrıca yüksek risk, yüksek dikkat ve ortam koşullarında yüksek risk alanlarını kapsayan 8. Madde ile ticari ürünler için gereklilikleri içeren 9. Madde incelemeye alınmamıştır.

Dokümante edilecek prosedür ya da sadece prosedür geçen yerlerde prosedür metot ya da yöntemi ifade etmektedir. Prosedürün içermesi gerekli detayların standardın kendinden kontrol edilmesi gereklidir.

Mflow yönetim sisteminizi dijitalleştiren bir yazılımdır. Yönetim sisteminizin temeli olan doküman yönetim sisteminizin dijitalleştirilmesi için Mflow “Dokümanlar” uygulamamızı kullanabilirsiniz. Hala tanışmadıysak bekliyoruz.

Hazırlayan: Sibel Taşhan Yurtseven

 

Icon