Doküman Ana Listesi Talimatı

1.AMAÇ

Dağıtımı tamamlanıp, dağıtımı yapılan pozisyonlarda erişime açık hale gelen dokümanlar için, dokümanlar ana listesinde yapılacak işlemleri anlatan talimattır.

2.KAPSAM

Mflow uygulamasında ki dokümanlar ana listesini kapsar

3.TANIMLAR 

3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır.

4.UYGULAMA

Dağıtım tamamlanıp, doküman dağıtımı yapılan pozisyonlarda erişime açık hale geldiğinde aynı zamanda kullanıcının dokümanlar ana listesinde de görünür hale gelir. Kullanıcı olarak kendi ana sayfamızda iken dokümanlar uygulamasını seçip, dokümanlar ana listesi butonuna bastığımızda bu listeye ulaşırız. Bu listede;

4.1 Dokümanın kategorisi, kodu, adı, versiyon numarası (revizyon numarası), ilgili versiyonun tarihi, saati bilgilerini liste şeklinde görürüz. Revizyon numarası, yayın tarihi ve revizyon tarihleri Mflow tarafından otomatik olarak takip edebiliriz. 

4.2 İşletme, departman, pozisyon, kategori, ilgili standartlar, kodu, adı, versiyon, tarih ve saat detaylarında filtreleme yapabiliriz. 

4.3 Bize ilk kez dağıtılmış dokümanın “Adına” tıkladığımızda üzerinde okuduktan sonra, sayfanın en alt bölümünden “Okundu Olarak İşaretle" butonuna tıklayınız uyarısı ile karşılaşırız. Okuma sonrası bu butonuna bastığımızda sistem tarih ve saati kayıt eder. Ön izlemede sorumlular butonundan okumayanları, okuyanların hangi tarih ve saatte okuduğunu takip edebiliriz.

4.4 Dokümanın ön izlemesinde işlem menüsünden paylaşma yetkimiz var ise paylaş butonuna ulaşabiliriz. İlgili dokümanın paylaş butonundan, paylaş sayfasına yönlendirildiğimizde eğer daha önce hiçbir paylaşım yapmadıysak sayfada kayıtlı veri bulunmamaktadır uyarısı gelir. Yeni bir paylaşım için paylaşım yapılacak kişi ya da kurum adı, paylaşıma hangi tarihe kadar izin veriyorsak onun seçildiği alan, paylaştığımız kişi ve/veya kurumdan onay bekliyorsak onaylı, eğer sadece görüntülemesini istiyorsak standart seçeneğini tanımlarını yaparız. Bu tanımlamalar sonucunda Mflow tarafından otomatik oluşturulmuş linki kopyalayıp kişi ve/veya kurum ile paylaştığımızda, linki tıklayan karşı taraf eğer türü onaylı gönderdiysek paylaşılan dokümanın üzerinde “Okuyup, sayfanın en altında bulunan butonu kullanarak onaylamanız bekleniyor.” uyarısını görür. Okumayı tamamlayan kişi ve/veya kurum onayladığında sistem onaylandığı tarih ve saati kayıt eder. Paylaş sayfanızda onayın alındığı tarih ve saati onay bölümünün altından görüntüleyebiliriz 

4.6 Dokümanın önizleme sayfasından dokümanı detaylı okuyabiliriz. Ön izleme sayfasından yetkiye bağlı olarak dokümanı çıktı alabiliriz, pdf olarak indirebiliriz ve sık kullanılanlara ekleyebiliriz. 

5.İLGİLİ DOKÜMANLAR 

Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü