Doküman Formatının Belirlenmesi Talimatı

Doküman Formatının Belirlenmesi Talimatı

1.AMAÇ

Yönetim sistemimize ait standartları, doküman kategorilerimizi ve yapılarımızı yani formatımızı nasıl belirlediğimizi anlatan talimattır.

2.KAPSAM

Yönetim sistemimize ait standartları, doküman kategorilerimizi ve yapılarımızı belirlemeyi kapsar.

3.TANIMLAR 

3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır.

4.UYGULAMA

4.1 Standart Tanımlama

Standart tanımlaması yapabilmemiz için öncelikle hesap yöneticisi olmamız gerekir. Hesap yöneticisi ana sayfasında standartlar başlığı mevcuttur. Bu başlık altında Mflow tarafından kolaylık olması için listelenmiş standartlar mevcuttur ve standartlar başlığının altında “Tümü” butonuna basınca bizim için listelenmiş standartların tamamına ulaşabiliriz. Kullanmayacağımız standartları tek tek ya da toplu olarak silebilir ya da listelenen standartlar yeterli değil ise yeni standart ekleyebiliriz. Yeni standart eklemek için standart adını, kodunu ve açıklamaya ihtiyacımız var ise onu tanımlamamız yeterli olacaktır. Bu şekilde istediğimiz kadar yeni standart ekleyebiliriz. 

4.2 Kategori Tanımlama

Yönetim sistemlerimizi sürdürebilmek için ihtiyacımız olan dokümanların kategorileri demektir. Örneğin prosedür, talimat, görev tanımı, süreç.

4.2.1. Kategorileri sadece hesap yöneticisi tanımlayabilir ve silebilir. Hesap yöneticisi ana sayfasında dokümanlar bölümünde de kategorilerin altında Mflow tarafından kolaylık olması için listelenmiş kategoriler ve bunların kodları mevcuttur ve kategoriler başlığının altında “Tümü” butonuna basınca bizim için listelenmiş kategorilerin tamamına ulaşabiliriz. Kullanmayacağımız kategorileri silebilir ya da listelenen kategoriler yeterli değil ise yeni kategoriler ekleyebiliriz. 

4.2.2 Yeni kategori eklerken kategorinin adını, kod bölümüne o kategorinin dokümanlarda hangi kodla görünmesini istiyorsak o kodu yazarız. Hazırlayan bölümünün dokümanın önizlemesinde ve aldığınız çıktılarda görünüp, görünmemesini ayarlayabiliriz. 

4.2.3 Kategorileri güncellemek için, kategorinin sağındaki kalem işaretinden faydalanarak gerekliği değişikliği yaptıktan sonra en alttaki güncelle butonuna basarak güncellemeyi tamamlayabiliriz. 

4.3 Yapı Tanımlama

Belirlediğimiz kategoride ki dokümanların hangi başlıklardan oluşacağını doküman yapıları kısmından tanımlarız. 

4.3.1 Yapıları sadece hesap yöneticisi düzenleyebilir. Hesap yöneticisi ana sayfasında dokümanlar bölümünde yapılar sekmesi altında Mflow tarafından kolaylık olması için listelenmiş yapılar mevcuttur ve yapılar başlığının altında “Tümü” butonuna basınca bizim için listelenmiş yapıların tamamına ulaşabiliriz. Bu listede kategori kısmı doküman kategorisini, ad kısmı o dokümanın hangi ana başlıklardan oluşacağını gösterir.  Örneğin görev, yetki ve sorumluluklar kategorisinde ki dokümanın nitelikleri, eğitimleri, görev ve sorumlulukları, yetkileri yapısından oluşacağını görebiliriz. Bu ana başlıklardan silmek istediklerimizi tek tek ya da toplu olarak silebiliriz. Yapıyı oluşturan ana başlığa ek yapabilir, ana başlık içinde düzenleme yapabilir ya da yeni oluşturduğumuz bir kategori için sıfırdan yapı yaratabiliriz. 

4.3.2 Yapıyı oluşturan ana başlığa ek yapmak istiyorsak ya da yeni bir yapı için doküman başlığı girmek istiyorsak kategori, ad, içerik tipi, zorunlu alan,  ön izleme ve dokümanda göster ya da gösterme tanımlaması yaparız.  İçerik tipi, seçmeli dört başlıktan oluşur.

Açıklama: Eğer dokümanda amaç, kapsam ana başlıkları gibi kısa bir metin yazacağınız bir alana ihtiyacınız var ise açıklamayı seçmeliyiz. 

Serbest Metin: Eğer dokümanda uygulama ana başlığı gibi uzun bir metin alanına ya da tablo oluşturacak bir alana ihtiyacınız var ise serbest metin alanını seçmeliyiz. Serbest metin alanı doküman oluştururken yatay ve dikey olarak da ayarlanabilir bir alan yaratmamızı sağlar. 

İlişkili Dokümanlar: İlgili dokümanlar ana başlığı için her zaman içerik tipinde ilişkili dokümanları seçmeliyiz. 

Görev: Görev tanımlamalarında hiyerarşik düzenin otomatik olarak gelmesi için gerekli içerik tipidir. Sadece görev tanımlarına ait dokümanlarda kullanılır. 

4.3.3 Yapıyı oluşturan ana başlığın içerisinde düzeltme yapmak istersek ana başlığın sağ tarafında ki kalem işaretine basarak güncelleme sayfasına giriş yapmış oluruz, istediğimiz değişiklikleri yaptıktan sonra güncelle dediğimizde değişiklik tamamlanmış olur. 

5.İLGİLİ DOKÜMANLAR 

Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü

Icon