Doküman Hazırlama, Kontrol, Onay ve Dağıtım Talimatı

1.AMAÇ

Mflow’ da dokümanları nasıl hazırladığımızı, kontrol ettiğimiz, onaylayıp, dağıttığımızı anlatan talimattır. 

2.KAPSAM

İşletme/işletmelerimizde kullandığımız, Mflow ile yönettiğimiz tüm dokümanlarımızı kapsar. 

3.TANIMLAR 

3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır.

4.UYGULAMA

4.1 Hazırlama 

Ana sayfamızda dokümanlar bölümünde bekleyen işlerimizde bize atanan hazırlama talebi düşer, bu bölümde kalem işaretine basarak hazırlamaya başlayabiliriz ya da kullanıcı olarak kendi ana sayfamızda dokümanlar uygulamasını seçip, doküman taleplerini seçtiğimizde bizim yaptığımız ve bizim adımıza oluşturulan tüm taleplerin listesini görebiliriz. Listenin en sağında ki işlem başlığının altından da hazırlamaya başlayabiliriz. Dokümanın hazırlanmasının bitişi için bize tanımlanan süreye de ana sayfamızda zil işaretinden ulaşabiliriz. 

Hazırlama kısmında, seçilmiş olan kategoriye göre, hesap yöneticisi tarafından daha önceden hazırlanmış doküman yapısı otomatik gelir. Yapısının değişmesi için kategorinin değişmesi gerekir. Yapıya göre belirlenmiş başlıkların altına yeni alan ekle diyerek dokümanı hazırlarız. Hazırladığımız dokümanları önizleme butonundan kontrol edebiliriz. Yapıda zorunlu olan alanları doldurmadan hazırlığı bitiremeyiz. Kontrole göndermeden önce dokümanın bağlı olduğu standartları, kontrol tarihini seçmeli ve adını değiştirmek istiyorsak ad bölümünde değişiklik yapmalıyız. Kaydet diyerek üzerinde çalışmaya devam edebiliriz. Kontrole gönder dediğimizde artık herhangi bir değişiklik yapamayız. Kontrol edene gönderirken, eğer kontrol edene bir not eklemek istersek işlemler menüsünde ki notlar kısmına ekleyebilir ve ondan sonra kontrole gönder diyebiliriz.

4.2 Kontrol 

Ana sayfamızda dokümanlar bölümünde bekleyen işlerimize bize atanan kontrol talebi düşer, ana sayfamızdan da kontrole başlayabileceğimiz gibi, kullanıcı olarak kendi ana sayfamızda dokümanlar uygulamasını seçip, doküman taleplerini seçtiğimizde bizim yaptığımız ve bizim adımıza oluşturulan tüm taleplerin listesini görebiliriz. Listenin en sağında ki işlem başlığının altından da kontrol etmeye başlayabiliriz. Dokümanın kontrolünün bitişi için bize tanımlanan süreye de zil işaretine basarak ulaşabiliriz. 

Kontrol etme kısmında, yeni alan ekle butonlarına tek tek basarak içeriği kontrol edebiliriz. İçinde istersek kontrol eden olarak değişiklikler yapabiliriz. Kontrol etmek istediğimiz dokümanı önizleme butonundan da kontrol edebiliriz. Dokümanın bağlı olduğu kategorileri, standartları, kontrol tarihini ve adını da kontrol etmeliyiz. Kaydet diyerek üzerinde çalışmaya devam edebiliriz. 

Kontrol sonucunda hazırlayanın değişiklik yapmasını istiyorsak notlar bölümünü doldurarak, hazırlayana ya da uygun bulduysak onaylayana gönder diyerek kontrolü tamamlamış oluruz. Hazırlayan gönder ya da onaylayana gönder butonlarından birini seçtiğimizde artık değişiklik yapamayız 

4.3 Onay

Ana sayfamızda dokümanlar bölümünde bekleyen işlerimize bize atanan onay talebi düşer, bu bölümde onay işaretine basarak onaylamaya başlayabiliriz ya da kullanıcı olarak kendi ana sayfamızda dokümanlar uygulamasını seçip, doküman taleplerini seçtiğimizde bizim yaptığımız ve bizim adımıza oluşturulan tüm taleplerin listesini görebiliriz. Listenin en sağında ki işlem başlığının altından da onayla diyerek de onaylamaya başlayabiliriz. Dokümanın onayının bitişi için bize tanımlanan süreye de zil işaretine basarak ulaşabiliriz. 

Onaylama kısmında, yeni alan ekle butonlarına tek tek basarak içeriği kontrol edebiliriz. İçinde istersek onaylayan olarak değişiklikler yapabiliriz. Onaylamak istediğimiz dokümanı önizleme butonundan da kontrol edebiliriz. Dokümanın bağlı olduğu kategorileri, standartları, kontrol tarihini ve adını da onay öncesi kontrol etmeliyiz. Kaydet diyerek üzerinde çalışmaya devam edebiliriz. 

Onaylama işlemi sonucunda kontrol edenin değişiklik yapmasını istiyorsak notlar bölümünü doldurarak, kontrol edene ya da uygun bulduysak dağıtana gönder diyerek onaylamayı tamamlamış oluruz. Kontrol edene gönder ya da dağıtana gönder butonlarından birini seçtiğimizde artık değişiklik yapamayız. 

4.4 Dağıtım

Ana sayfamızda dokümanlar bölümünde bekleyen işlerimize bize atanan dağıtım talebi düşer, ana sayfamızdan da dağıtmaya başlayabiliriz ya da kullanıcı olarak kendi ana sayfamızda dokümanlar uygulamasını seçip, doküman taleplerini seçtiğimizde bizim yaptığımız ve bizim adımıza oluşturulan tüm taleplerin listesini görebiliriz. Listenin en sağında ki işlem başlığının altından da dağıtmaya başlayabiliriz. Dokümanın dağıtımının bitişi için bize tanımlanan süreye de zil işaretine basarak ulaşabiliriz. 

Dağıtımını yapacağımız dokümanın yeni alan ekle butonlarına tek tek basarak içeriğini kontrol edebiliriz ama içeriğinde bir değişiklik yapamayız. Kaydet diyerek ya da geri dön diyerek dağıtımı daha sonraki bir zamana bırakabiliriz. Dağıtım için Erişim İzni Ekle diyerek, dokümanı dağıtacağımız işletme, departman ve pozisyonları seçmeliyiz. Biz işletmeyi seçtiğimizde, işletmeye bağlı departmanlar, departmanları seçtiğimizde de o departmanlara bağlı pozisyonlar sistem tarafından otomatik listelenecektir. Departmanlara bağlı dağıtım yapılacak pozisyonları da seçerek uygula dediğimizde dağıtımı yapılacak işletme, departman ve pozisyonları seçmiş oluruz. Erişim izni ekle diyerek aynı işlemi diğer işletmelerimiz içinde tekrarlayabiliriz. Dağıtımı yapılacak tüm işletmelerimizi ekledikten sonra dokümanı yayınla butonuna basıp kaydet dediğimizde artık dağıtım tamamlanmış ve doküman dağıtımı yapılan pozisyonlarda erişime açık hale gelmiş olur.

5.İLGİLİ DOKÜMANLAR 

Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü