Doküman Talebi Talimatı

1.AMAÇ

Mflow’da yönettiğimiz tüm sistem dokümanlarımız için talebinin nasıl yapıldığını anlatan talimattır. 

2.KAPSAM

Yeni, revize, iptal ve çoklu doküman talebini kapsar. 

3.TANIMLAR 

3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır.

4.UYGULAMA

4.1 Talep

Hesap yöneticisi dışında ki tüm Mflow kullanıcıları yeni, revize ve iptal talebi yapabilir. Talep edecekleri dokümanın kategorisini seçip, adını yazıp, talep nedenini yazdıktan sonra yönetim temsilcisine gönder seçeneğini işaretlediklerinde talep işletmenin talep yanıtlayıcısı işletme yöneticisinin önüne düşer.  

4.2 Taleplerin Takibi

Kullanıcı olarak kendi ana sayfamızda iken uygulamalardan dokümanlar uygulamasını seçip, doküman veya revizyon veya iptal taleplerine bastığımızda bizim yaptığımız ve bizim adımıza oluşturulan tüm taleplerin listesini görebiliriz. Bu listeden talebin kimin tarafından oluşturulduğunu, dokümanın kategorisini, adını, talep tarihini, dokümanın durumun ne olduğunu yani işlemde mi yoksa tamamlandı mı, hazırlanıyor ise hangi işlem aşamasında olduğunu, tamamlandı ise yayınlandığını, işlemi yapanın kim olduğunu, talebi yöneten işletme yöneticisini, görebiliriz. 

4.3 Çoklu Doküman Talebi 

Mevcut Sistemimizi hızlı bir şekilde Mflow’a taşıyabilmeniz için grup işletme yöneticilerinin ve işletme yöneticilerinin yetki grubu oluşturma ve çoklu doküman talebi yetkileri vardır. Önce yetki gruplarını oluşturarak sonra çoklu talep yapabiliriz. 

4.3.1 Yetki grubu oluşturma 

Bir doküman kategorisinde ki belli dokümanlar için hazırlayan, kontrol eden, onaylayan ve dağıtan aynı ise bu durumda yetki grubu oluştururuz ve her seferinde tek tek tanımlama yapmayız. Yeni yetki grupları oluşturmak için ad, hazırlayan ve hazırlamayı kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin, kontrol eden ve kontrolü kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin, onaylayan ve onayı kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin, dağıtan ve dağıtımı kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin tanımlanması yaparız. Aynı işlemi eklemek istediğimiz yeni yetki grupları kadar tekrar edilebiliriz

4.3.2 Çoklu Doküman Talebi

Mevcut yönetim sistemlerimizi Mflow’a taşırken, ayrı ayrı talep açmamamız için getirilmiş bir kolaylıktır. Çoklu talebi sadece grup işletme yöneticileri ve işletme yöneticileri yapabilir. Çoklu talebi daha önce belirlediğimiz yetki gruplarını göz önüne alarak yapmalıyız. Örneğin bakım talimatları için bir yetki grubu, oluşturmuştuk bu durumda bu grupta ki bakım talimatlarımızın tamamını tek seferde çoklu doküman talebi başlığı altında talep edebiliriz. Yeni çoklu doküman talebi sayfasında kategori, ad, talep sebebi, görevlendir alanlarını doldurduğumuzda kaydet diyerek çoklu talep aşamasını tamamlamış oluruz. 

5.İLGİLİ DOKÜMANLAR 

Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü