Doküman Talebinin Değerlendirilmesi Talimatı

1.AMAÇ

Yönetim sistemimiz içinde yapılan taleplerin Mflow üzerinde nasıl değerlendirildiğini anlatan talimattır. 

2.KAPSAM

Yeni, iptal ve revize doküman taleplerinin değerlendirilmesi ve talebe yanıt verilme süreçlerini kapsar. 

3.TANIMLAR 

3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır.

4.UYGULAMA

4.1 Talebi Değerlendirme

İster yeni, ister revize, isterse iptal doküman talebi olsun, tüm talepler, talep yanıtlayıcısı işletme yöneticisine ya da grup işletme yöneticisine iletilir ve onların ana sayfasında “bekleyen işleriniz” bölümünde görünür. Doküman kategorisi, adı ve talep nedeni incelendikten sonra bu bilgilerde değişiklik isteniyorsa işletme yöneticisi ya da grup işletme yöneticisi tarafından yapılabilir. Yanıt bölümünden talebe yanıt verilir. Talep işleme alınır ya da reddedilir ya da yönlendirilir. 

4.2 Talebin Retti

Ana sayfada bekleyen işler bölümünde ki talep ret sebebi yazılarak ret edilebilir. Talebinin ret edildiğini ve sebebini talep eden ana sayfasında ki zil butonundan, doküman talepleri listesinden ve kendisine gelen e-mail ile öğrenir. 

4.3 Talebin Yönlendirilmesi 

Talep, talep yanıtlayıcısı işletme yöneticisine ya da talep yanıtlayıcısı grup işletme yöneticisi tarafından eğer kendisi ile ilgili değilse, kendi işletmesinde ki ya da grup işletmelerde ki ilgili işletme ya da grup işletme yöneticisi seçilerek yönlendirilir. 

4.4 Talebin İşleme Alınması 

Ana sayfada bekleyen işler bölümünde işleme al seçilerek, yetki grubu tanımlanmış bir doküman ise direk yetki grubu seçilerek kaydet butonuna basılarak yeni doküman talebi işleme alınmış olur. 

Yeni yetki grupları oluşturmak için ad, hazırlayan ve hazırlamayı kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin, kontrol eden ve kontrolü kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin, onaylayan ve onayı kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin, dağıtan ve dağıtımı kaç gün içinde tamamlanması gerektiğinin tanımlanması yaparız.

Eğer bu doküman için bir yetki grubu tanımlı değil ise dokümanı hazırlayan, kontrol eden, onaylayan ve dağıtan ile bunların işleri bitirme süreleri (terminleri) tanımlanıp, kaydet butonuna basılır böylece yeni doküman talebi işleme alınmış olur. Dokümanı hazırlayacak, kontrol edecek, onaylayacak ve dağıtacak olan kullanıcılara hem e-mail ile hem de ana sayfalarında ki zil işaretinde görünecek şekilde yapacakları işler ve terminleri iletilir. 

5.İLGİLİ DOKÜMANLAR 

Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü