Doküman Yönetimi İçin Islak İmza Gerekli Mi?
Doküman yönetimini daha önce hep manuel de götürmüş ve daha önce doküman yönetimi için hiç dijital bir uygulama kullanmamış, ilk kez dijital doküman yönetimi ile tanışacak firmalarımızın aklında doküman yönetimi için ıslak imza gerekli mi? sorusu oluyor. Denetçiler denetime geldiklerinde bizden ıslak imzalı dokümanlar istiyorlar onları nasıl göstereceğiz? diye soruyorlar.
Hiçbir yönetim sistemi standardı, doküman yönetimi için sizden politika dışında ıslak imzalı bir doküman ya da kayıt istemez. Ama yönetim sistemi standartları doküman yönetimi için sizin kontrollü dokümanları nasıl tanımladığınızı ve bu dokümanların yönetimi için yetkilendirilmeyi nasıl yaptığınızı tanımlamanızı ister. Bunun dışında standartlar doküman yönetimi için;
- Dokümanların son versiyon numaralarını gösteren güncel doküman listesi,
- Dokümanlarda yapılan değişiklik ve düzeltmelerin sebeplerinin kayıtları,
- Güncelleme yapıldığında var olan dokümanların nasıl değiştirildiği, bilgisini ister.
Siz tüm bunları doküman yönetimi prosedürünüzde anlatırken önce doküman tanımlamanızı nasıl yaptığınızı sonra da bu dokümanları hazırlayan, kontrol eden ve onaylayanları tanımlarsanız ama bu işlemler kâğıt ortamında ya da bilgisayarda yapıldığı için işi yapanı, yazılımda olduğu gibi belirleyici bir kullanıcı adı ve parolası ile takip edemediğinizden mecburen doküman yönetimi için her dokümanı çıktı alır, her sayfayı kaşe imza yaparsınız. Orijinal dokümandan dağıtım yapabilmek için, orijinalden departman sayısı kadar çıktı alır üzerine kontrollü kopya yapar ilgili departmanlara yine kişilerin aldığını kanıtlamak için ıslak imzalı dağıtırsınız. İşiniz burada biter, ne zamana kadar, tekrar revizyon olana kadar. Revizyon olduğunda bu sefer revize doküman hazırlanır, kontrol edilir, onaylanır tabi yine bunların hepsi ıslak imzalı yapılır. Sonra güncel dokümanlara tekrar kontrollü kopya yapıldıktan sonra ilgili departmanlara dağıtılırken eski kopyalar departmanlardan toplanır ve imha edilir. Böylece standardın istediği güncelleme yapıldığında var olan dokümanların nasıl değiştiğini göstermiş olursunuz. Bu arada umalım ki eski versiyondan departman kendisi ayrıca bir kopya çoğaltıp saklamamış olsun yoksa tüm eski dokümanları imha ettik ve doküman yönetimini sağladık diyemeyiz. Manuel olarak doküman yönetimi uyguladığınız içinde denetimde denetçiler mecburen sizden ıslak imzalı dokümanları görmek istiyorlar.
Tüm bunları yapmış olmanıza rağmen hala standardın doküman yönetimi isteklerini karşılamak için yapmanız gerekenler bitmedi. Dokümanların son versiyon numaralarını gösteren güncel doküman listesi tutmanız gerekir ki eğer yoğunluktan herhangi bir revizyonu atlarsanız bu liste güncelliğini kaybeder. Dokümanlarda yapılan değişiklik ve düzeltmelerin sebeplerini de bu listede ya da başka bir listede yazılı hale getirdiğinizde doküman yönetimi için standardın istediklerini tamamlamış olursunuz.
Tüm bunlarla uzun uzun uğraşmak yerine doküman yönetiminizi Mflow’ taşımanız yeterli. Standardın dokümanların elektronik ortamda tutulduğunda yapılmasını istediğini şeylerin tamamını size Mflow sağlamaktadır. Dokümana yetkililer tarafından erişimin sağlanması, doküman hazırlama, kontrol ve onayın sistem üzerinden yetkililer tarafında gerçekleştirilmesi, dokümanın saniyeler içinde yetkililere dağıtılması, herkesin kendine ait kullanıcı adı ve şifresi ile sisteme girmesi, veri kaybının engellenmesi için her akşam yedeklerin alınması, doküman numaralarının ve revizyon numaralarının, revizyon tarihlerinin otomatik takibi revizyon nedenlerinin takibi Mflow tarafından sağlanmaktadır.
Islak imzalı dokümanlardan, kontrollü kopyalardan, dokümanı dağıtmak ve geri toplamakla vakit kaybetmek istemiyorsanız, revizyonda acaba atladığım olmuş mudur diye endişelenmek istemiyorsanız, dokümanlarınız kaybolun istemiyorsanız, Mflow doküman yönetimi uygulaması ile tanışmanın tam zamanı…
Hazırlayan:Sibel Taşhan Yurtseven
