Doküman Yönetiminizi Google Drive'la mı Yapıyorsunuz?

Doküman yönetimi uluslarası standartlara göre kullanacağınız doküman kategorilerinin ve bu kategorilere ait doküman yapılarının belirlenmesi ile başlar, doküman talebi, talebin değerlendirilmesi, hazırlayan, kontrol eden, onaylayan süreçlerinden sonra dokümanların dağıtımı, yayınlanan dokümanın revizyon numarası takibi, yayın tarihi ve revizyon tarihlerinin de takibi ile son bulur. 

İlk adım, hangi yönetim sistemlerini kullandığınıza göre, hangi doküman kategorilerine ihtiyacınız var onu belirlersiniz. Örneğin sizin doküman yapınız prosedürler, talimatlar, süreçler, görev tanımları, el kitabı, politikalar, akış şemaları, formlar, planlar ve listelerden oluşsun. Kategorilere karar verdikten sonra her bir kategoriye ait yapının nasıl olması gerektiğine ve kodlamasının nasıl olacağına karar vermelisiniz. Örneğin prosedür kategorisi için yapıyı olarak amaç, kapsam, tanımlar, uygulama, ilgili dokümanlar ve ilgili kayıtlar şeklinde belirleyebilirsiniz. Prosedürleri “PR” şeklinde kodlayabilirsiniz. Bu aşamada yönetim sistemlerinizin sürdürülebilirliğini sağlamak için ihtiyacınız olan tüm kategorileri, yapıları ve kodlamaları belirlemiş olursunuz.

İkinci adım ise dokümanların talebi, talebin değerlendirilmesi, hazırlama, kontrol etme ve onaylama süreçlerinden oluşur. İşletmenizde çalışan herhangi bir personeliniz yeni, iptal ya da revize doküman talebinde bulunabilir. Bu talep kalite yönetim temsilcisinin önüne düşer. İsteği değerlendiren kalite yönetim temsilcisi bu talebe iptal ya da işleme al kararı verebilir. Başka bir standartla ilgili istekleri ise ilgili standardın yönetim temsilcisine yönlendirir. İptal kararı gerekçesi ile talepte bulunana iletilir. 

İşleme alınan yeni doküman için hazırlayan, kontrol eden ve onaylayanlar işi bitirme süreleri (termini) ile atanır. Kalite yönetim temsilcisi tarafından yapılan atamalar ve termini ilgililere iletilir. Hazırlayan daha önce belirlenmiş kategorilere ve yapılara göre ilgili dokümanı termini içinde hazırlar. Tamamlayınca kontrole gönderir. Kontrol eden kendisine atanan termin içinde kontrolü tamamlar ve onaya gönderir. Onaylayan da yine kendine atanan termin içinde onay sürecini tamamlar. Termininde tamamlanamayan işler için yönetime mail ve uyarı gider. 

Revizyon taleplerinde de durum, yeni talep ile aynıdır. Sadece revize edilmek istenilen dokümanlarla ilişkili diğer tüm dokümanlar ve kayıtlar bilinmeli ve onların da revize edilmesi gerekli mi diye kontrol edilmeli, revizyon gerekli ise yapılmalıdır. 

İptal taleplerinde, yönetim temsilcisi talep ile ilgili kararını vermeden iptal edilecek dokümana direk ve dolaylı olarak bağlantılı diğer tüm doküman ve kayıtları gözden geçirmeli. Ondan sonra talebin iptal ya da reddine karar vermelidir. 

Üçüncü aşama hazırladığınız dokümanı dağıtma aşamasıdır. Dağıtımı ilgili şirketteki, istediğiniz departman ve pozisyonları seçerek tek tuşla birkaç saniye içinde yapabilirsiniz. Sistemi ilk kurgularken pozisyonların yetkilerini (görüntüleme, yazdırma, indirme) en başta bir kez belirlediğiniz için her doküman için de yetkileri tek tek belirlemenize de gerek kalmaz. Eğer bir grup şirketin parçasıysanız ve hazırladığınız doküman diğer tüm şirketlerinizi de ilgilendiriyorsa yine tek tuşla grup içindeki diğer tüm işletmelerinizi seçerek, ilgili tüm işletmelere dağıtımı gerçekleştirirsiniz. 

Dördüncü aşama yayınlanan dokümanın güncelliğinin takibidir. Yeni yayınlanan dokümanlarda yayın tarihi, revize dokümanlarda revizyon numarasının ve revizyon tarihinin güncel olmasının sağlanması ile doküman yönetimi tamamlanır ve sürdürülebilirliği sağlanır. 

Drive ve benzeri programlar dokümanın dağıtımı aşamasında size kolaylık sağlar. Her dokümanı yüklerken yetkileri belirleyebilmenizi ve dokümanı ortak bir alanda paylaşıma açmanızı sağlar. Uluslararası standartların tanımladığı doküman yönetimi kavramını karşılamaz. Eğer dokümanlarınızı yönetmek istiyorsanız mflow.app internet sayfamızdan girerek doküman uygulamamızı 14 gün boyunca ücretsiz denemeye başlayabilirsiniz.