Dokümana Erişim Yetkilerinin Tanımlanması Talimatı
1.AMAÇ
Doküman erişim yetkisinin firmamızda nasıl olması gerektiğini detaylı olarak anlatan talimattır
2.KAPSAM
Mflow’da tanımlı işletme/ işletmelerimizde uygulanan yönetim sistemlerinde kullanılan dokümanlara erişim yetkilerini kapsar.
3.TANIMLAR
3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır.
3.2 Doküman: Belge anlamına gelmektedir. Herhangi bir işlemin metotlarını ortaya koyan ya da bir görevle ilgili olarak okuyanı bilgilendiren yazılardır.
4.UYGULAMA
Erişim yetkileri hesap yönetici dışında kullanıcıların tanımlanması aşamasında yapılır.
4.1 Hesap Yöneticisi: 14 günlük deneme süreci için bilgilerini girerek oluşturduğumuz iki kullanıcıdan biri Mflow hesap yöneticisidir. Hesap yöneticisi;
- Kendi dışında yeni bir hesap yöneticisi oluşturur,
- Oluşturulmuş bir hesap yöneticisini siler,
- Uygulamaları kullanan kişi sayısını uygulama bazlı görür,
- Kredi Kartı bilgililerini girer,
- Fatura bilgilerini girer,
- Mflow ödemelerini yapar,
- Mflow tarafından kesilen faturaları takip eder.
- İşletme, departman, pozisyon ve personelleri belirleyerek organizasyon yapısını oluşturur,
- Kullanıcıları ve onların grup işletme yöneticisi, işletme yöneticisi, departman yöneticisi ve personel olma yetkilerini belirler,
- Kullanıcının uygulama erişim, organizasyonu görebilme, doküman indirme, çıktı alma, paylaşma yetkilerini tanımlar
- Kullanıcıların ilk girişte kullanacakları geçici parolayı oluşturur,
- Mflow dokümanlar uygulamasının hangi standartları kapsayacağını belirler,
- Mflow dokümanlar uygulamasındaki doküman kategorilerini belirler,
- Mflow dokümanlar uygulamasındaki doküman kategorilerine ait doküman yapılarını belirler,
4.2 Kullanıcı yetkileri:
Dokümanlara erişim yetkilerini kullanıcıları oluştururken tanımlarız. Mflow’da yetki gruplarımız grup işletme yöneticisi, işletme yöneticisi, departman yöneticisi, personel şeklinde tanımlanmıştır.
Grup işletme yöneticisi: 14 günlük deneme süreci için bilgilerini girerek oluşturduğumuz iki kullanıcıdan diğeri grup işletme yöneticisidir. Yönetim sistemleri ortak olarak yönetilen işletmelerimizin, yönetiminden sorumlu yönetim temsilcisi anlamına gelmektedir. Birden fazla grup işletme yöneticisi belirlenebilir. Grup işletme yöneticimiz;
- İşletme, departman, pozisyon, personel tanımlama,
- Kendisine bağlı tüm işletmeler için kullanıcıları ve onların işletme yöneticisi, departman yöneticisi ve personel olma yetkilerini belirleme,
- Kullanıcının uygulama erişim, organizasyonu görebilme, doküman indirme, çıktı alma, paylaşma yetkilerini tanımlama,
- Kullanıcıların ilk girişte kullanacakları geçici parolayı oluşturma,
- Kendisine bağlı tüm işletmeleri, departmanları ve pozisyonları ve kullanıcıları görebilme,
- Kendisine bağlı tüm işletmelere ait dokümanları görebilme,
- Yetki grupları oluşturma,
- Çoklu doküman talebi yapmaya yetkilidir.
İşletme yöneticisi: İşletmelerimizde yönetim sistemlerinden sorumlu yönetim temsilcisi anlamına gelmektedir. Birden fazla işletme yöneticisi belirlenebilir. İşletme Yöneticimiz;
- Departman, pozisyon, personel tanımlama,
- Kendisine bağlı işletme için kullanıcıları ve onların departman yöneticisi ve personel olma yetkilerini belirleme,
- Kullanıcının uygulama erişim, organizasyonu görebilme, doküman ve kayıtları indirme, çıktı alma, paylaşma yetkilerini tanımlama,
- Kullanıcıların ilk girişte kullanacakları geçici parolayı oluşturma,
- Kendisine bağlı işletmedeki tüm departman, pozisyon ve kullanıcıları görebilme,
- Kendisine bağlı işletmedeki tüm dokümanları görebilme,
- Mevcut sistemlerinizi Mflow’a taşırken yetki grupları oluşturma ve çoklu doküman talebi yapmaya yetkilidir.
Departman Yöneticisi: Bir departmandan sorumlu yönetici anlamına gelmektedir. Departman yöneticilerimiz;
- Pozisyon ve personel tanımlama,
- Kendi departmanı için personel pozisyonunda kullanıcı tanımlama,
- Kullanıcının uygulama erişim, organizasyonu görebilme, doküman ve kayıtları indirme, çıktı alma, paylaşma yetkilerini tanımlama,
- Kullanıcıların ilk girişte kullanacakları geçici parolayı oluşturma,
- Departmanına bağlı pozisyon ve kullanıcıları görebilme,
- Departmanın tüm dokümanları görebilme,
Personel: Çalışan ve Mflow’u kullanmasını istediğimiz her bir çalışanımızdır. Personellerimiz;
- Kendisine atanan görevleri yapar,
- Kendisine ait dokümanları görür,
- Doküman talebinde bulunur,
- Kayıt Talebinde bulunur,
4.3 Talep Yanıtlayıcısı:
Kullanıcı yetkisi eğer grup işletme yöneticisi veya işletme yöneticisi ise sistem bize talep yanıtlayıcısı mı? diye sorar. İşletmemizde farklı standartlar için farklı işletme yöneticileri ya da grup işletme yöneticileri olabilir ama bunlardan sadece biri tüm doküman isteklerinin gittiği işletme yöneticisi ya da grup işletme yöneticisi olacaktır. İstekleri alıp diğer grup işletme ve/veya işletme yöneticilerimize de dağıtacaktır.
4.4 Kullanıcının grup işletme yöneticisi, işletme yöneticisi, departman yöneticisi ve personel olması dışında uygulama detayları ile ilgili yetkilerin tanımlanması:
Yeni kullanıcı oluştur sayfasından uygulama erişim yetkileri, temel yetkiler ve doküman yetkileri bölümlerinden kullanıcıların uygulama detayları ile ilgili yetkilerini tanımlayabiliyoruz
Uygulama erişim yetkisi: Oluşturduğumuz kullanıcı Mflow’un hangi uygulamalarını kullanacak bu adımda onu seçiyoruz. Kullanmasını istediğiniz uygulama için evet, istemediğimiz için hayır diyoruz. Kullanıcı sadece “Evet” dediğimiz uygulamaları görebilecek ve kullanabilecek.
Organizasyon şeması görüntüleme yetkisi: Temel yetkiler bölümünde kullanıcı organizasyon şemasını görsün istiyorsak evet seçeneğini, istemiyorsak hayır seçeneğini seçiyoruz
Doküman Yetkileri-İndirme: Kullanıcıya kendi sayfasında doküman ana listesinde görüntüleyebileceği tüm dokümanları aynı zamanda pdf olarak indirme yetkisi de vermek istiyorsak evet, istemiyorsak hayır seçeneğini seçiyoruz.
Doküman Yetkileri-Yazdırabilir: Kullanıcıya kendi sayfasında doküman ana listesinde görüntüleyebileceği tüm dokümanları aynı zamanda çıktı alma yetkisi de vermek istiyorsak evet, istemiyorsak hayır seçeneğini seçiyoruz
Doküman Yetkileri-Paylaşabilir: Kullanıcıya kendi sayfasında doküman ana listesinde görüntüleyebileceği tüm dokümanları aynı zamanda paylaşma yetkisi de vermek istiyorsak evet, istemiyorsak hayır seçeneğini seçiyoruz
5.İLGİLİ DOKÜMANLAR
Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü
