Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü
1. AMAÇ
Bu prosedür ile şirket dokümanlarımızın uluslarası standartlara uygun olarak dijital ortamda nasıl yönettiğimizi detaylandırıyoruz.
Bu prosedür, organizasyon yapısının, erişim yetkilerinin, ilgili standartların, doküman kategorilerinin ve bu kategorilere ait yapıların belirlenmesi, ile başlar, doküman talebi, talebin değerlendirilmesi, hazırlama, kontrol etme, onaylama, dağıtma süreçlerinden sonra yayınlanan dokümanın ana liste üzerinde takibi ve ana liste üzerinde o dokümanlar ile ilgili yapılabilecek detayların anlatılması ile son bulur.
2. KAPSAM
Yazılımda işletmeler bölümünde tanımladığımız tüm şirketlerimizin dijital ortamda dokümanlarının yönetimi kapsar.
3. TANIMLAR
3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır.
3.2 Dokümanlar Uygulaması: Mflow’un uluslarası standartlara uygun olarak dokümanlarımızı yönetmek için kullanıdığımız uygulamasının adıdır.
3.3 Doküman: Belge anlamına gelmektedir. Herhangi bir işlemin metotlarını ortaya koyan ya da bir görevle ilgili olarak okuyanı bilgilendiren yazılardır.
4.UYGULAMA
Mflow “Dokümanlar” uygulamamıza her kullanıcı mflow.app üzerinden sağda üye girişi bölümünden mail adresini ve şifresini girerek internet olan her yerden, bilgisayar, tablet, telefon aracılığı ile ulaşabilir.
4.1 Organizasyonun Oluşturulması
Organizasyonumuz Mflow’da işletmeler, departmanlar, pozisyonlar, personellerin tanımlanması adımlarından oluşur. Uygulama “Organizasyon Şeması Dokümanının Otomatik Oluşturulması” talimatında detaylandırılmıştır.
4.2 Erişim Yetkilerinin Tanımlanması
Erişim yetkilerini organizasyonu oluşturduktan sonra, kullanıcıları belirlerken tanımlarız. Mflow’da yetki gruplarımız hesap yöneticisi, grup işletme yöneticisi, işletme yöneticisi, departman yöneticisi, şeklinde tanımlanmıştır.
Hesap Yöneticisi: 14 günlük deneme süreci için bilgilerini girerek oluşturduğumuz iki kullanıcıdan biri Mflow hesap yöneticisidir.
Grup işletme yöneticisi: 14 günlük deneme süreci için bilgilerini girerek oluşturduğumuz iki kullanıcıdan diğeri grup işletme yöneticisidir. Yönetim sistemleri ortak olarak yönetilen işletmelerimizin, yönetiminden sorumlu yönetim temsilcisi anlamına gelmektedir. Birden fazla grup işletme yöneticisi belirlenebilir.
İşletme yöneticisi: İşletmelerimizde yönetim sistemlerinden sorumlu yönetim temsilcisi anlamına gelmektedir. Birden fazla işletme yöneticisi belirlenebil
Departman Yöneticisi: Bir departmandan sorumlu yönetici anlamına gelmektedir.
Personel: Mflow’u kullanmasını istediğimiz çalışanlarımızdır.
Kullanıcının grup işletme yöneticisi, işletme yöneticisi, departman yöneticisi ve personel olması dışında uygulama detayları ile ilgili yetkilerini:
- Uygulama erişim,
- Organizasyon şeması görüntüleme,
- Doküman indirme
- Doküman yazdırma,
- Doküman paylaşma yetkisidir.
Kullanıcı yetkileri “Dokümana Erişim Yetkilerinin Tanımlanması” talimatında detaylandırılmıştır.
4.3 Standartların, Kategorilerin ve Yapıların Oluşturulması
Mevcut dokümanlarımızı dijitalleştirmek ve Mflow’a taşımak için öncelikle yönetim sistemlerimizi uyguladığımız standartların tanımlamalarını Mflow’da yaparken, sonrasında doküman formatımızı oluşturmak için doküman kategorilerimizi ve bu kategorilere ait yapıları belirledik. Standart, kategori ve yapıların belirlenmesi detayı “Doküman Formatının Belirlenmesi” talimatında detaylandırılmıştır
4.4 Talep
Hesap yöneticisi dışında ki tüm Mflow kullanıcılarımız yeni, iptal ve revize doküman talebi yapabilir. Sizin yaptığınız ve sizin adınıza oluşturulan tüm taleplerin listesini Mflow dokümanlar uygulamasında görebilirsiniz.
Bir doküman kategorisinde ki belli dokümanlar için hazırlayan, kontrol eden, onaylayan ve dağıtan aynı ise bu durumda yetki grubu oluştururuz ve her seferinde tek tek tanımlama yapmayız. Örneğin bakım talimatları, laboratuvar cihazları kullanım talimatları gibi.
Mevcut yönetim sistemlerimizi Mflow’a taşırken tüm dokümanlarımız için ayrı ayrı talep açmamamız için tıpkı yetki grubu oluşturma gibi Mflow tarafından getirilmiş bir kolaylıktır. Uygulama “Doküman Talebi” talimatında detaylandırılmıştır.
4.5 Talebin Değerlendirilmesi
Talepler yanıtlayıcısı grup işletme yöneticimizin ya da işletme yöneticimizin önüne düşer. Talep Yanıtlayıcıları gelen talebi ret edebilir, başka bir işletme yöneticine yönlendirebilir ya da işleme alabilirler. Uygulama “Doküman Talebinin Değerlendirilmesi” talimatında detaylandırılmıştır.
4.6 Hazırlama, Kontrol, Onay ve Dağıtım
Kullanıcı ana sayfanızda bekleyen işleriniz bölümünde, size atanan dokümanın hazırlama, kontrol, onay ya da dağıtım talebini ve bitişi için size tanımlanan süreyi de yine ana sayfanızda zil işaretinden görürsünüz. Kullanıcı ana sayfanıza bekleyen işleriniz bölümünden hazırlama, kontrol, onay ya da dağıtım ile ilgili görevlendirildiğiniz işi yapmaya başlayabilirsiniz. Uygulama “Doküman Hazırlama, Kontrol, Onay ve Dağıtım” talimatında detaylandırılmıştır.
4.7 Dokümanlar Ana Listesi
Dağıtımı tamamlanıp, dağıtımı yapılan pozisyonlarda erişime açık hale geldiğinde doküman kullanıcının ana listesinde görünür hale gelir. Bu listeden dokümanın kategorisi, kodu, adı, versiyon numarası (revizyon numarası), ilgili versiyonun tarihi, saati bilgilerini liste şeklinde görür. Dokümanın revizyon numarası, yayın tarihi ve revizyon tarihleri Mflow tarafından otomatik olarak takip edilir. Uygulama “Dokümanlar Ana Listesi” talimatında detaylandırılmıştır.
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR
Organizasyon Şeması Dokümanının Otomatik Oluşturulması Talimatı
Dokümana Erişim Yetkilerinin Tanımlanması Talimatı
Doküman Formatının Belirlenmesi Talimatı
Doküman Talebi Talimatı
Doküman Talebinin Değerlendirilmesi Talimatı
Doküman Hazırlama, Kontrol, Onay ve Dağıtım Talimatı
Dokümanlar Ana Listesi Talimatı
