Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Organizasyonun Oluşturulması
Küçük işletmeler hatta orta ölçekli işletmelerde organizasyonu çıkarmak konusunda kafalar karışıktır. Neden mi? Çünkü tıpkı girişimlerde olduğu gibi az sayıda insan ile çok şeyi yönetmeye çalışırlar da ondan. Bir kişinin iki hatta üç görevi vardır, bu görevlerden hangisini nereye yazacaklarını bilmediklerinden işin içinden çıkmak zorlaşır.
Organizasyonu oluştururken aslında önce kişilerden bağımsız departmanları çıkarmak gerekir. Yani sizin işletmenizde işinizi yürütmek için kaç departman olmalı. Aşağıdakilerle sınırlı olmamakla birlikte üretim yapan bir işletmede aşağıda ki departmanlar sıklıkla karşımıza çıkar;
- Üst Yönetim: Şirketin kurucusu ve/veya Genel Müdürü’nün olduğu içinde olduğu, şirketi yöneten departman,
- Üretim: Ürünün üretiminin gerçekleştiği departman,
- Kalite: Ürünlerin hep aynı kalitede ve güvenilirlikte olmasını sağlayan ve yönetim sistemleri konusunda da liderlik eden departman,
- Satınalma: Üretimin gerçekleştirilmesi için hammaddeler başta olmak üzere, tüm alımları yapan ve tedarikçilerin performansının takibinden sorumlu departman,
- Satış: Üretilen ürünün satışını gerçekleştiren departman,
- Muhasebe: Satış sonrası parasal işlerin yürütüldüğü departman,
- Depolama ve Sevkiyat: Hammadde ve son ürün başta olmak üzere depo ve sevkiyatın yönetiminden sorumlu departman,
- Bakım: İşletmede ki ekipmanların bakımından sorumlu departman,
- Ürün Geliştirme: Yeni ürün geliştirme çalışmaları yapan departman,
- İnsan Kaynakları ve İdari İşler: Tüm çalışanların bağlı olduğu ve ilgili yasal ve şirketsel kuralların belirlendiği departman.
Bu departmanları ayrı ayrı ya da uygun olanlarını birleştirerek de belirleyebilirsiniz. Örneğin üretim ve bakım ya da kalite ve ürün geliştirme diyebilirsiniz.
Departmanları belirledikten sonra pozisyonları belirlemelisiniz. Üst yönetimde ki pozisyona firma sahibi, kurucu ortak ya da genel müdür diyerek başlayabilirsiniz. Sonra her departmana bir sorumlu atayabilirsiniz. Kalite Sorumlusu, üretim sorumlusu, Satınalma sorumlusu, satış sorumlusu, muhasebe sorumlusu, depolama ve sevkiyat sorumlusu, bakım sorumlusu, ürün geliştirme sorumlusu, insan kaynakları ve idari işler sorumlusu şeklinde.
Tüm bu sorumlular üst yönetimde ki pozisyona bağlı olacaktır. Sorumluların altında çalışan personeller olduğunda örneğin üretim personeli, muhasebe personeli, bu personeller sorumluların altında tanımlanır. Özel başka tanımlamalarda olabilir örneğin üretimde eğer makine operatörleri varsa üretim sorumlusu ile üretim personelleri arasına operatörleri de ekleyebilirsiniz.
Peki müdürler nere de diye soracak olursanız, ben küçük işletmelerde sorumlular ile başlayıp şirket büyüdükçe sorumluların üzerine müdürleri eklemenizi tavsiye ederim ya da yine şirket büyüdüğünde sorumluların altına personeller eklenip sayıları arttığında, sorumlular pozisyonunu müdür pozisyonu ile değiştirebilirsiniz. Tabi dilerseniz de en baştan da sorumlu yerine Müdür pozisyonunu da kullanabilirsiniz.
Pozisyonları da tamamladıktan sonra işte bu noktada çalışacak personel isimlerini, pozisyonların altına tanımlayabilirsiniz. Başlangıçta tek isim birden çok pozisyonda olabilir, sorun değil ama siz büyüdükçe değişen organizasyon yapınız değil sadece pozisyonda ki isimler olacaktır.
Tabi birde en son bu organizasyonu, organizasyon şemasına haline çevirip çizmeniz gerekecek. Bu da bittiğinde organizasyon yapınız artık hazır.
Ya da departman, pozisyon ve pozisyondaki isimleri Mflow’da hızlıca oluşturacak sonra organizasyon şemasını otomatik oluşturmayı Mflow’a bırakacaksınız. Siz, organizasyonunuz büyüdükçe sadece pozisyonda ki isimleri değiştireceksiniz. Organizasyon şemanız otomatik güncellenecek. Mflow’un kullanıcı dostu özellikleri ile özgürleşirken, size sadece sistemin keyfini çıkarmak kalacak.
Hazırlayan: Sibel Taşhan Yurtseven
Dijital Yakalı Denetçi/Eğitmen
