Organizasyon Şeması Dokümanının Otomatik Oluşturulması Talimatı

1.AMAÇ 

Mflow’da kullanacağımız Dokümanlar uygulaması da dahil tüm uygulamaların efektif şekilde kullanımı için organizasyon yapısının ve otomatik olarak organizasyon şeması dokümanının Mflow ’da “yani dijital ortamda nasıl yapacağımızı anlatan talimattır.

2.KAPSAM

Organizasyonumuz MFLOW’a işletmeler, departmanlar, pozisyonlar, personellerin tanımlanması adımlarından oluşur. Bu tanımlamalar sonrası organizasyon şeması dokümanı otomatik olarak Mflow tarafından çıkarılır. 

3.TANIMLAR 

3.1 Mflow: Yönetim sistemi standartlarımızın gerekliliklerini yerine getirebilmek için kullandığımız web tabanlı (online) yazılımdır. 

3.2 Organizasyon: işletmeler, departmanlar, pozisyonlar, personellerin tanımlanması ile oluşan yapıdır. 

3.3 Organizasyon Şeması Dokümanı: organizasyon yapısının şematize edilmiş halidir. Mflow tarafından doküman otomatik olarak çıkarılır.

4.UYGULAMA

Organizasyonumuz Mflow’da işletmeler, departmanlar, pozisyonlar, personellerin tanımlanması adımlarından oluşur.

İşletme Tanımlama

Mflow bünyesinde istediğimiz kadar işletmeyi tanımlayarak hepsini aynı çatı altında yönetebiliriz. İşlet oluştururken, işletmeye ait temel bilgileri, adres bilgilerini, iletişim bilgilerini tanımlıyoruz. 

Tüm tanımladığımız işletmelerinizin listesini, yazılım üzerinden görebiliyoruz.  Tek işletmemizin yönetimini Mflow ile sağlanabileceğimiz gibi, grup bünyesindeki tüm dokümanlarımızı da Mflow üzerinde yönetebiliyoruz.

Tek bir işletmemiz olsaydı onu işletme olarak tanımlayacaktık. Grup bünyesinde ki genel merkezimiz “Grup İşletme”; üç üretim tesisimizden her biri “şirket”, şubelerimiz “şube”, depolarımızda “tesis” olarak organizasyonda tanımlıdır. Depolarımız kiralık olup “dış kaynaktır”, birde private label üretim yaptırdığımız üretim tesisi “dış kaynak” olarak tanımlıdır. Diğer işletme ve şubeler iç kaynak (kendi şirketimiz) olarak tanımlıdır.

İşletme oluştururken tanımladığımız logo tüm dokümanlarımız üzerinde kullanacağımız logodur. Mflow logo boyutlandırması yapmadığından, logomuzu yüklemeden önce küçültüyoruz aksi halde sistem logoyu dokümanlar üzerinde büyük gösteriyor.

Grup şirketler bünyemizde şubeler ve genel merkez aynı logoyu kullanırken, üretim tesislerimizin ayrı logoları var. Tabi dış kaynaklı işletmelerinde kendilerine ait logoları var. İşletme, şube ve tesislerimizi tanımlarken her birinin kendisine özel logosunu Mflow’a yüklüyoruz. Tüm grup şirketleri ilgilendiren ortak dokümanlarımız yayınlandığında her işletme dokümanını kendi logosu ile görüyor. 

Departman Tanımlama

İşletme tanımlaması sonrası departmanlarımızı tanımlıyoruz. Yeni departman oluşturmak için departmanın adını yazarak, işletme bölümünden o departmanın bağlı olduğu işletmeyi seçiyoruz. Mflow’a tanımlı tüm işletmelerinizin departmanlarını tanımlamak için aynı işlemi tekrarlıyoruz.

Pozisyon Tanımlama

Yeni pozisyon oluştururken, pozisyonun adını, ilişkiler bölümünde pozisyonun bağlı olduğu daha önce tanımladığınız işletmeyi ve departmanı seçeriz.

Üst pozisyon için ilgili üst pozisyonun hangi işletmede, hangi departmanda ve hangi pozisyonda olduğunu tanımlarız. Pozisyonları en tepe pozisyondan başlayıp, en alt pozisyona doğru eklemeliyiz ki en tepe pozisyonun üst pozisyonu olmayacağından onu boş geçerek ilk pozisyon tanımlamasını doğru yapmış olalım.

Pozisyon tanımlama sayfasında, vekil pozisyon bölümünde ilgili pozisyonun vekilinin işletme, departman ve pozisyonunu tanımlarız. Tanımladığınız vekil pozisyon aynı zamanda kullanıcı ise biz izinli iken, biz izinden dönene kadar tüm ilgili işler vekil pozisyondaki kullanıcıya düşer.

Personel Tanımlama

Personel oluştururken temel bilgiler bölümünde personelin adı, soyadı, e-mail adresi, telefonu ve GSM’ini tanımlar, ilişkiler bölümünden daha önce tanımladığımız işletme, departman ve pozisyonu seçerek personellerimizi ilişkilendirilmiş oluruz. 

Yeni İşletme, Departman, Pozisyon, Personel Tanımlama Ekranında Güncelleme Yapılması

Tanımladığımız ve kaydettiğimiz yeni işletme, departman, pozisyon, personel   ekranlarının sağ tarafında bir kalem işareti bulunur. O kalem işaretine basıldığında ilgili güncelleme sayfasına giriş yapmış oluruz. Eksik ya da hatalı bilgiyi tamamladıktan sonra en alttaki güncelle butonuna basarak güncellemeyi tamamlarız. 

Organizasyon Şeması Dokümanının Oluşturulması 

İşletme, departman, pozisyon, personel tanımlamaları bittikten sonra şema oluştur butonunu seçtiğimizde Mflow organizasyon şeması dokümanını güncel olarak getirir. Organizasyon şeması dokümanının indirilmesi ve çıktısının alınması dokümanı indirme ve/veya çıktı alma yetkisi olan kullanıcı tarafından yapılabilir. 

5. İLGİLİ DOKÜMANLAR 

Dokümanların Dijital Ortamda Yönetimi Prosedürü