Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Toplantısı, işletmenin politikası ve hedefleri doğrultusunda, işletmenin performansının gözden geçirilmesi için yapılan toplantılardır.
YGG toplantısı, uyguladığınız yönetim sistemi ne olursa olsun, yapılması gerekli bir toplantıdır. Toplantının içeriği standartlara göre değişiklikler gösterse de,
- Üst yönetim katılımı ve
- Senede en az bir kez bu toplantının gerçekleştirilmesi tüm standartlarda ortak gerekliliklerdir.
YGG Toplantılarından istenilen verimin alınması için;
- Toplantıya katılacak ilgili tüm departmanlar yöneticilerine gündem maddelerinin iletilmiş olması,
- İlgili gündem maddelerine göre yöneticilerin toplantıda anlatacakları konular ile ilgili hazırlık yapılmış olması ve sunumların hazırlanmış olması,
- Her sunum için gerekli ve yeterli zamanın ayrılmış olması önemlidir.
BRCGS standardına göre gerçekleştirilecek toplantılarda aşağıda ki gündem maddeleri için hazırlık yapılmış olması ve toplantıda bu maddelerinin görüşülmesi zorunludur.
- Bir önceki yönetimin gözden geçirmesi aksiyon planları ve termin süreleri
- İç denetim, tedarikçi denetimi, belgelendirme denetimi sonuçları
- Ulaşılamamış hedefler, ulaşılamama sebebinin anlaşılması için. Bu bilgi gelecek hedeflerin belirlenmesi ve sürekli gelişimin tesis edilmesi için kullanılacaktır.
- Müşteri şikayetleri ve her türlü müşteri geri beslemesi
- Olaylar (geri çekme ve geri çağırmalar dahil), düzeltici faaliyetler, spesifikasyon dışı sonuçlar ve uygun olmayan ürünler
- HACCP, gıda savunması ve otantisite sistemlerinin etkinliği
- Kaynak gereklilikleri
- Eğer başka bir toplantıda yapmıyorsanız politikanın uygunluğunun gözden geçirilmesi.
Toplantı sonuçları ile toplantıda alınan karalar ve terminler dokümante edilecektir. Toplantı sonuçları tüm ilgili personeller ile paylaşılacaktır. İlgili personeller sadece toplantıya katılanlar değil, toplantıda alınan kararların uygulanmasında görevli olacak kişilerdir.
Toplantı sonunda;
- Toplantı sonuçları ile toplantıda alınan karalar ve terminler dokümante edilecektir.
- Toplantı sonuçları tüm ilgili personeller ile paylaşılacaktır. İlgili personeller sadece toplantıya katılanlar değil, toplantıda alınan kararların uygulanmasında görevli olacak kişilerdir.
- İlgili kişilerin belirlenen terminler de işlerini tamamlayıp tamamlamadıkları kontrol edilecektir. Bu kontrolün bir sonra ki YGG’ye bırakılması eksik iş kalmasına sebep olabilir.
YGG Toplantıları da dahil diğer pek çok toplantı online toplantılara dönmüşken ve iletişim uzaktan sağlanıyorken, Mflow kullanan işletmeler toplantı tutanaklarını dijital ortamda hazırlar ve tüm ilgililere Mflow üzerinden paylaşabilirler