Dokümante Edilmiş Bilginin Dijitalleştirilmesi

Uluslararası her standartta yönetim sistemlerinin oluşturulması, sürdürülmesi ve sürekliliğinin sağlanması için "doküman" ve "kayıt" kavramları temeli oluşturmaktadır. GFSI onaylı ürün güvenliği yönetim sistemleri örneğin FSSC, BRCGS, IFS standartlarında doküman ve kayıt kavramları hala ayrı ayrı kullanılsa da Uluslarası Standardizasyon Örgütü (ISO) tarafından yayınlanan ya da ISO temelli standartlar üzerine inşa edilen, yüksek seviyeli yapıya geçen standartlarda "Dokümante edilmiş bilgi" terimi hayatımıza girmiştir.

Annex SL yüksek seviye yapı, tüm ISO standartlarında tutarlılık ve uygunluk sağlamak üzere 10 temel maddeden oluşan ana çekirdek yapı anlamına gelmektedir. Bu 10 temel madde aşağıda ki şekildedir;

Annex SL yüksek seviye yapı ile standartlarda ortak terimler ve tanımlarında yaratılması hedeflenmektedir. Bu hedef doğrultusunda "Dokümante edilmiş bilgi" terimi hayatımıza girmiştir. Dokümante edilmiş bilgi hem kayıt hem de doküman terimlerini kapsamaktadır. Dokümante edilmiş bilgi, Annex SL yüksek seviye yapıda “kuruluş tarafından kontrol edilmesi ve sürekliliğinin sağlanması gereken bilgiler ve bu bilgileri içeren ortam” olarak tanımlanmaktadır. Bu yapıya sahip standartlar, kayıtlardan bahsederken “.......’nın kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgileri tutmak” kalıbını, prosedürler dahil dokümanlardan bahsederken “dokümante edilmiş bilgi olarak saklanmalıdır” kalıbını kullanmaktadırlar. Kuruluşların dokümante edilmiş bilgi boyutları ve büyüklüğü, faaliyetlerinin, proseslerinin, ürün ve hizmetlerinin türü ve proseslerinin karmaşıklığına göre değişkenlik gösterebilmektedir.

Control Union tarafından Annex SL yüksek seviye yapıya sahip ISO 9001:2105, IATF 16949:2016, ISO 22000:2018, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 standartları için oluşturulması ve muhafaza edilmesi zorunlu olan dokümante edilmiş bilgilerin listesi hazırlanmıştır. Bu listeye aşağıda ki linkten ulaşabilirsiniz. http://www.controlunion.com.tr/_upload/files/e5b578bce4de7a58e43ec0865b2400f9.pdf

Bu listeyi incelediğinizde uzunca bir dokümante edilmiş bilgi listesine ulaşacaksınız. Dokümante edilmiş bilgiyi A4ler ile ya da bilgisayar programları üzerinden yönetmenin zorluğu tartışma götürmez. Artık dokümante edilmiş bilgiyi Mflow ile dijitalleştirme zamanı.

Mflow size ne sağlar;

• Yönetim sisteminizin sürdürülebilirliğini sağladığınız kayıtlarınızın sizin tarafınızdan sisteminizi hiç bozmadan yazılıma geçirmenizi,
• Kayıtları dijital ortamdan telefon, tablet ya da bilgisayardan tutmanızı,
• Kayıtları kimin tutacağını belirlemenizi,
• Tutulan kayıtların zamanında tutulup tutulmadığını kontrol etmenizi,
• Kayıtlarınızın eksiksiz doldurulmasını,
• Kayıtlarınıza istediğiniz geçmiş zamana giderek dakikalar içinde ulaşmanızı,
• Kayıtlara giriş yaptığınız tüm veriler için veri analizi yapabilmenizi,
• Aldığı gün sonu yedekleri ile verilerin kaybolmamasını, 
• Kayıtlarınız gibi tüm dokümanlarınızı da sistem üzerinden yönetmenizi sağlar.