İzlenebilirlik Nedir ve İzlenebilirlik Testi Nasıl Yapılır?
İzlenebilirlik, bir ürünün veya ürüne dahil edilmesi amaçlanan veya eklenmesi beklenen bir hammaddenin (ambalaj malzemesi de dahil) üretim, işleme ve dağıtımın aşamaları boyunca hareketini ayırt etme, tanımlama ve takip etme yeteneği olarak tanımlanır.
İzlenebilirlik kavramı her standartta karşımıza çıksa da özellikle ürün güvenliği üzerine çalışan Türkiye’de yaygın olarak kullanılan GFSI onaylı BRCGS, IFS, FSSC standartlarında ayrıca ISO standardı olan ve FSSC standardının üzerine kurulduğu ISO 22000 standardında ayrı bir madde olarak karşımıza çıkmaktadır.
Temelinde güvenli ürün üretmek olan bazı sektörlerde örneğin gıda ve kozmetik de izlenebilirlik sadece bir standart maddesi değil aynı zamanda yasal bir zorunluluktur. İzlenebilirlik bir ürünün işletme ya da yasal otoriteler tarafından güvenli olmadığına karar verilmesi durumunda ürünün geri çağrılmasına imkân veren bir araçtır.
Ürünün içine giren hammaddelerden (ambalaj malzemesi de dahil), ürünün hangi müşterilere gittiğini belirleyecek tüm üretim, proses ve dağıtım aşamalarını kapsayacak bir izlenebilirlik sistemi işletme tarafından sağlanmalıdır.
Ürün izlenebilirliği parti/lot numaraları ve seri numaraları ile sağlanır. Parti ve lot numarası birbirinin yerine kullanılan, bir işletmecisi tarafından bir dizi benzer ürün veya benzer koşullar altında üretilen ürünlere atanan bir referans numarası anlamına gelir. Parti/lot numaraları şirketin uygulamalarına göre şirketten şirkete göre farklılık gösterir. Örneğin lot, bir işletmede bir günde üretilen tüm ürünleri veya tek bir paketleme hattından bir saatte üretilen ürünü temsil edebilir. Lot/parti numarasının neyi temsil ettiğini işletme dokümante etmek ve lot/partinin ürünün içine giren hammaddelerden (ambalaj malzemesi de dahil), ürünün hangi müşterilere gittiğine kadar tüm izlenebilirlik sistemini tam olarak karşıladığından emin olmak zorundadır.
Parti/lot numarasına ek olarak bazı işletmeler her parti/lot için benzersiz bir seri numarası tanımlaması ile izlenebilirlik takibini sağlarlar.
İzlenebilirlik sistemi içinde ürün lot/parti numarasına bağlı olarak;
- Hammaddeler,
- Birincil ambalaj malzemeleri
- İşlem Yardımcıları ve
- Yeniden işlenen ürünler takip edilmelidir.
Son ürün lot/parti numarasının ne anlama geldiğinin anlatıldığı dokümante edilmiş izlenebilirlik ile ilgili prosedür içinde aynı zamanda her bir hammaddenin (ambalaj dahil), işlem yardımcı malzemenin ve yeniden işlenen ürünün de nasıl tanımlandığı ve bu hammadde lot/parti numarası ile son ürün lot/parti numarası arasında ki bağlantısının nasıl kurulduğu açıkça tanımlanmalıdır.
İzlenebilirlikte kullanılan parti/lot numarası etiketler üzerine basılarak müşterilerde ve son tüketicide bu ürünün izlenebilirliğinin devamlılığını sağlar.
Açıkça tanımlanan bu izlenebilirlik sisteminin etkinliği, izlenebilirlik kayıtları ile sürdürebilir olmalıdır. Kayıtlar, parti numaraları aracılığıyla nihai ürünleri (çıktıları) içerik, hammadde, ambalaj malzemesi ve yeniden işlenen ürün ile ilişkilendiren ilgili izlenebilirlik bilgileridir. Bu bilgiler;
- Önceden hazırlanmış ve kâğıt olarak tutulacak formlar şeklinde
- Yazılım ile kayıt altına alınabilir.
İzlenebilirlik sisteminde sadece lot/parti veya seri numarası takibi yeterli olmamaktadır. Aynı zamanda kütle denkliği sağlanmak zorundadır. Kütle denkliği takip edilen parti/lot numaraları için miktarlarında tutması anlamına gelmektedir. Örneğin bir işletme gün boyunca ürettiği bir ürüne tek bir lot numarası veriyorsa ve üründen de örneğin bir günde 10 ton üretti ise. Bu lotlu ürünü sevk ettiği tarihlerde ki sevkiyat miktarları çıkarılıp miktarlar toplandığında 10 tona eşit olmalıdır.
Ya da kullanılan bir hammaddenin tek bir lotu seçilerek giriş tarihinde ki miktarı tespit edildikten sonra, reçetelerde dikkate alınarak bu hammaddenin hangi günler hangi lotlu üretimlerde ne kadar kullanıldığı, fire varsa firenin de ne kadar olduğu tespit edilebilmeli, girişi olan hammadde miktarı ile üretimlerde kullanılan ve fire olan hammadde toplamı birbirine eşit olmalıdır.
GFSI onaylı standartlara göre izlenebilirlik sistemi yılda en az bir kez, izlenebilirlik sistemi değiştiğinde ya da müşteri talep ederse daha sık test edilmelidir. İzlenebilirlik testi ile izlenebilirlik sisteminin sürdürebilirliği kontrol edilirken, sistemdeki aksaklıkların iyileştirilmesi hedeflenmektedir. Yılda bir kez hammaddeden son ürüne ve son üründen hammaddeye olacak şekilde izlenebilirlik testi yapılmalıdır.
GFSI onaylı standartlardan gıda ile ilişkili olan standartlar izlenebilirlik testinin kapsamda ki her ürün ya da ürün grubu için yılda bir kez yapılmasını ister. Örneğin BRCGS Food (gıda) kapsamında üç farklı çeşit ürünün var. Bu durumda her grup ürün için yılda en az bir defa hammaddeden son ürüne ve son üründen hammaddeye olacak iki test yan toplamda yıl içinde altı adet izlenebilirlik testi yapacaksınız anlamına gelmektedir.
İzlenebilirlik testi geri çağırma testinin bir parçası olarak da yapılabilir. İzlenebilirlik test sıklığı ve izlenebilirlik testinin yapılacağı ürün grupları, izlenebilirlik ile ilgili prosedürde dokümante edilmelidir.
Hammaddeden son ürüne izlenebilirlik testi için;
- Ürün reçetesine göre ya da etiketteki içeriklere göre herhangi bir hammadde (birincil ambalaj malzemesi dahil) seçilir,
- Seçilen hammaddenin lot/partisi belirlenir,
- İlgili parti numarasında ki hammaddenin hangi tedarikçiden ne zaman ne miktarda geldiği tespit edilir,
- İlgili parti numarasında ki hammaddenin, hangi ürün partilerinde (ürün parti numaraları) ne zaman ne miktarda kullanıldığı tespit edilir,
- İlgili üretimlerde ilgili parti numaralı hammaddenin firesi varsa tespit edilir (tahmini reçeteye bağlı fire, atık, vb)
- Hammaddenin varsa depoda stokta kalan miktarı çıkarılır
- Girişi olan hammadde miktarı ile üretimlerde kullanılan ve fire olan hammadde toplamı birbirine eşit olmalı yani kütle denkliği sağlanmalıdır.
Son üründen hammaddeye izlenebilirlik testi için;
- Herhangi bir son ürün için parti/lot seçilir. Daha iyi bir izlenebilirlik takibi için çok yakın üretim tarihli bir ürün değil örneğin üç ay öncesinden üretilmiş bir ürünün seçilmesi tavsiye edilir,
- Son ürünün ilgili partisinin ne zaman ne miktarda hangi müşterilere gittiği tespit edilir,
- Müşterilere giden miktar ve üretilen miktarın birbirine eşir olması yani kütle denkliği sağlanmalıdır,
- Son ürün partisi içinde kullanılan hammaddelerin lot numaraları belirlenir,
- Hammaddelerin hangi tedarikçiden ne zaman ne miktarda geldiği tespit edilir,
- Son ürün içinde kullanılan -eğer varsa -yeniden işlenen ürün parti numarası ve kullanım miktarı belirlenir,
- Yeniden işlenen ürünün izlenebilirliği ve miktarı belirlenir.
İzlenebilirlik testlerinin tamamlanması için bazı ürün güvenliği standartları net süre tanımlamıştır. Örneğin BRGS Food (Gıda) versiyon_8 ve IFS Food (Gıda) versiyon_7 Standartlarına göre izlenebilirlik 4 saatte tamamlanmalıdır. ISO 22000:2018 ve FSSC 22000 Food (Gıda) versiyon 5.1 standartlarında böyle bir süre belirlenmemiştir.
İzlenebilirlik Testlerinin bir özet kapak sayfası ya da özet rapor olmalıdır. Bu kapak sayfasında ya da özet raporda olması gerekenler için aşağıdakiler bir rehber olarak kullanılabilir. Bunlara işletmeler diledikleri maddeleri ekleyebilirler.
- İzlenebilirlik test tarihi,
- İzlenebilirlik test başlangıç saati,
- İzlenebilirlik test bitiş saati,
- İzlenebilirlik testini yapan,
- Son üründen hammaddeye izlenebilirlik testi için son ürün lot/parti no, üretim tarihi, son tüketim tarihi, üretim miktarı
- Hammaddeden son ürüne izlenebilirlik testi için hammadde lot/parti no, geliş tarihi, geliş miktarı, son tüketim tarihi,
- İzlenebilirlik testi için toplanan formların listesi
- Kütle denkliğinin kanıtı
İzlenebilirlik testleri önde kapak sayfası, özet raporu arkasında izlenebilirliği kanıtlamak için toplanmış kayıtlar ile birlikte test kanıtı olarak saklanır.
Mflow Dijital Yönetim Sistemleri ile izlenebilirliğinizi nasıl dijital olarak yönetebileceğinizi merak ediyorsanız aşağıdaki linkten videoyu izleyebilirsiniz
Kaynaklar:
- FAO Food Traceability Guidance
- BRCGS Standartları
- IFS Standartları
- FSSC 22000 Standartları
- ISO 22000:2018 Standardı
Hazırlayan
Sibel Taşhan Yurtseven
